Yazı İşleri Müdürülüğü
Oğuz YILMAZ
1990 yılı İstanbul / Bakırköy doğumlu. 2011 yılı Selçuk Üniversitesi Fen Fakültesi Matematik Bölümü mezunu. 201 3 yılında Ardahan Üniversitesinde merkezi atama ile Aday Memur olarak göreve başladı. 2017 – 2024 yılları arası İdaremiz Yol ve Ulaşım Hizmetleri Müdürlüğü ile Destek Hizmetleri Müdürlüğü birimlerinde görev yaptı. 06.12.2024 tarihinde Yazı İşleri Müdürü olarak atanmış ve halen bu görevi yürütmektedir. Evli ve 1 çocuk babasıdır.
GÖREV ve TANIMI :
(1) Yazı İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları şunlardır:
a) Resmi yazışma kurallarının kanun, yönetmelik ve benzeri düzenlemeler doğrultusunda
yürütülmesi için birimler arası koordinasyonu sağlamak,
b) Valilik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatlarını yazı şeklinde
düzenleyerek ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak,
c) İdarenin birimlerinin görev tanımlarını güncel tutmak ve duyurmak,
ç) İl Koordinasyon Kurulu toplantılarında sunulacak bilgi, tablo, sunum vb. gibi belgeleri
hazır hale getirmek,
d) İdarenin, kendi birimleri ile diğer kamu kurum ve kuruluşlar arasındaki yazışmaların eicisleri sistemine kaydının yapılarak takibini sağlamak, ilgili yerlere ulaşımı için gerekli hizmetleri
yürütmek, evrak istatistik bilgilerini almak,
e) Vatandaşlar tarafından yapılan başvuru evraklarının e-icisleri sistemine kaydının
yapılarak ilgili birimlere ulaştırmak,
f) Arşiv mevzuatı hükümleri ve mevzuatta belirtilen süreler içerisinde müdürlük
bünyesindeki arşiv iş ve işlemlerini yerine getirmek, diğer birimlerin arşiv iş ve işlemlerinin
takibini yapmak, İdareye ait arşiv odalarının tertip ve düzenini sağlamak,
g) Meclis'in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasını
sağlamak,
ğ) Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin en az üç gün öncesinden Valiliğe ve
üyelere düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
h) Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
ı) Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin
çoğaltılmasını sağlanarak meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak,
i) Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta
geçirilmesini sağlamak,
j) Zabıtlara uygun olarak, Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Başkanına ve
kâtibine imzalatmak,
k) Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasını ve takibini sağlamak,
l) Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine
duyurulmasını sağlamak,
m) Yazılan kararlar ile karar defterlerinin düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak,
imzaları düzenli takip etmek,
n) Valilik Makamı tarafından gündeme alınması için havale edilen tekliflere göre
toplantıya ait nihai gündemin belirlenmesi ve yazılmasını sağlamak,
o) Encümen toplantısına ait gündem ve eklerinin toplantı öncesinde Valiliğe bildirmek,
ö) Belirlenen gün ve yerde encümen toplantısı ile ilgili her türlü hazırlığın yapılmasını
sağlamak,
p) Alınan yeni kararları yazmak, çıkan kararlara göre o haftaya ait karar defterini tanzim
etmek,
r) Yazılan kararlar ile karar defterinin imzaya hazır hale getirmek, encümende görüşülen
karalarla ilgili tutanakları düzenlemek,
s) Alınan yeni kararların üyelere imzalatılmasını sağlamak, imzalatılan kararları ilgili
birimlere dağıtmak,
ş) Köy yardım talepleri doğrultusunda yapılacak ödeneklere ilişkin encümen kararlarının
alınması ve ödeneklerin kayıt altına alınarak takibinin yapılması,
t) Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) iş ve işlemlerini yürütmek ve gelen
talepleri ilgili birimlere aktararak ivedilikle cevap vermek,
u) Basın yayın ve halkla ilişkiler iş ve işlemlerini yürütmek,
ü) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamındaki işve işlemleri yürütmek,
v) İdareyi ilgilendiren, yazılı, görsel ve mail yoluyla dile getirilen istek ve şikâyetlerin
ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
y) İdarenin ilan tahtasına ve genel yerlerine asılması veya İdarenin internet sitesinde
yayınlanmak yönünde gelen ilan taleplerini değerlendirip sonuçlandırmak,
z) İdarenin sosyal medya hesaplarının takibini yapmak,
aa) Haber, duyuru ve basın bültenlerinin hazırlanması, basımını ve dağıtılmasını sağlamak,
ab) İdarenin internet sitesinin güncellemesini yapmak,
ac) Bilgisayar cihazlarının, bunların destek ünitelerinin ve ağlarının bakım ve
onarımlarının yapılması ve bunların çalışır durumda tutulmasını sağlamak,
aç) Bilgisayardaki mevcut tüm verilerin güvenliğini sağlamak,
ad) Bilgisayar ve donanımlar ile ilgili personele yönelik eğitim düzenlemek,
ae) E-içişleri Projesi kapsamında tüm iş ve işlemleri yürütülmesini sağlamak,
af) Birimin faaliyet alanına giren programların yıl içerisinde tamamlanabilmesi için gerekli
çalışmaları ve denetimleri yapmak,
ag) Birimini ilgilendiren mevzuatın takibini ve uygulanmasını sağlamak,
ağ) Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer diğer iş ve işlemleri yapmak.
a) Resmi yazışma kurallarının kanun, yönetmelik ve benzeri düzenlemeler doğrultusunda
yürütülmesi için birimler arası koordinasyonu sağlamak,
b) Valilik emirleri ile yönetmelik, yönerge, genelge ve talimatlarını yazı şeklinde
düzenleyerek ilgili birim ve kurumlara dağıtımını sağlamak,
c) İdarenin birimlerinin görev tanımlarını güncel tutmak ve duyurmak,
ç) İl Koordinasyon Kurulu toplantılarında sunulacak bilgi, tablo, sunum vb. gibi belgeleri
hazır hale getirmek,
d) İdarenin, kendi birimleri ile diğer kamu kurum ve kuruluşlar arasındaki yazışmaların eicisleri sistemine kaydının yapılarak takibini sağlamak, ilgili yerlere ulaşımı için gerekli hizmetleri
yürütmek, evrak istatistik bilgilerini almak,
e) Vatandaşlar tarafından yapılan başvuru evraklarının e-icisleri sistemine kaydının
yapılarak ilgili birimlere ulaştırmak,
f) Arşiv mevzuatı hükümleri ve mevzuatta belirtilen süreler içerisinde müdürlük
bünyesindeki arşiv iş ve işlemlerini yerine getirmek, diğer birimlerin arşiv iş ve işlemlerinin
takibini yapmak, İdareye ait arşiv odalarının tertip ve düzenini sağlamak,
g) Meclis'in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasını
sağlamak,
ğ) Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin en az üç gün öncesinden Valiliğe ve
üyelere düzenli bir şekilde sunulmasını sağlamak,
h) Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrini takip etmek,
ı) Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin
çoğaltılmasını sağlanarak meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasını sağlamak,
i) Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta
geçirilmesini sağlamak,
j) Zabıtlara uygun olarak, Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Başkanına ve
kâtibine imzalatmak,
k) Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasını ve takibini sağlamak,
l) Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi ve meclis üyelerine
duyurulmasını sağlamak,
m) Yazılan kararlar ile karar defterlerinin düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak,
imzaları düzenli takip etmek,
n) Valilik Makamı tarafından gündeme alınması için havale edilen tekliflere göre
toplantıya ait nihai gündemin belirlenmesi ve yazılmasını sağlamak,
o) Encümen toplantısına ait gündem ve eklerinin toplantı öncesinde Valiliğe bildirmek,
ö) Belirlenen gün ve yerde encümen toplantısı ile ilgili her türlü hazırlığın yapılmasını
sağlamak,
p) Alınan yeni kararları yazmak, çıkan kararlara göre o haftaya ait karar defterini tanzim
etmek,
r) Yazılan kararlar ile karar defterinin imzaya hazır hale getirmek, encümende görüşülen
karalarla ilgili tutanakları düzenlemek,
s) Alınan yeni kararların üyelere imzalatılmasını sağlamak, imzalatılan kararları ilgili
birimlere dağıtmak,
ş) Köy yardım talepleri doğrultusunda yapılacak ödeneklere ilişkin encümen kararlarının
alınması ve ödeneklerin kayıt altına alınarak takibinin yapılması,
t) Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) iş ve işlemlerini yürütmek ve gelen
talepleri ilgili birimlere aktararak ivedilikle cevap vermek,
u) Basın yayın ve halkla ilişkiler iş ve işlemlerini yürütmek,
ü) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamındaki işve işlemleri yürütmek,
v) İdareyi ilgilendiren, yazılı, görsel ve mail yoluyla dile getirilen istek ve şikâyetlerin
ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
y) İdarenin ilan tahtasına ve genel yerlerine asılması veya İdarenin internet sitesinde
yayınlanmak yönünde gelen ilan taleplerini değerlendirip sonuçlandırmak,
z) İdarenin sosyal medya hesaplarının takibini yapmak,
aa) Haber, duyuru ve basın bültenlerinin hazırlanması, basımını ve dağıtılmasını sağlamak,
ab) İdarenin internet sitesinin güncellemesini yapmak,
ac) Bilgisayar cihazlarının, bunların destek ünitelerinin ve ağlarının bakım ve
onarımlarının yapılması ve bunların çalışır durumda tutulmasını sağlamak,
aç) Bilgisayardaki mevcut tüm verilerin güvenliğini sağlamak,
ad) Bilgisayar ve donanımlar ile ilgili personele yönelik eğitim düzenlemek,
ae) E-içişleri Projesi kapsamında tüm iş ve işlemleri yürütülmesini sağlamak,
af) Birimin faaliyet alanına giren programların yıl içerisinde tamamlanabilmesi için gerekli
çalışmaları ve denetimleri yapmak,
ag) Birimini ilgilendiren mevzuatın takibini ve uygulanmasını sağlamak,
ağ) Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer diğer iş ve işlemleri yapmak.
